Hemos iniciado 2024 y es hora de viajar nuevamente, pero con un matiz distinto: ya sea presentar los objetivos y el plan de ventas en la convención anual de la compañía o desarrollar la presentación de PowerPoint con el nuevo caso clínico que se mostrará en el congreso médico de alguna especialidad.
En cualquiera de estos casos, el Turismo de Negocio, o mayormente conocido como MICE, es un sector que se vio fuertemente impactado por la pandemia y que en el año pasado repuntó con cifras iguales o superiores a las de 2019.
Se trata de un sector en el que no existe la estacionalidad, ya que prácticamente todo el año se pueden desarrollar eventos corporativos y su impacto es muy eficaz.
Según la ICCA (International Congress and Convention Association), se registraron en el año 2019 un total de 21.000 congresos y reuniones a nivel internacional, siendo Barcelona y Madrid parte de las TOP 5 de ciudades que organizan más congresos a nivel mundial.
Uno de los congresos más importantes de España y donde participamos como agencia año a año, es el “Mobile World Congress”, en el que se reúnen las empresas líderes del sector de la Tecnología y la telefonía móvil. Se lleva a cabo del 26 al 29 de febrero en la Fira de Barcelona y se espera una asistencia de más de 75.000 personas. ¡impresionante!
En caso de que seas de esos afortunados que viajarán a Barcelona próximamente para asistir a uno de estos congresos internacionales o si formas parte del algún comité organizador que buscan espacios para realizar eventos corporativos, aquí te damos 4 tips que debes considerar:
1. Disponibilidad de Espacios
Antes de enviar las invitaciones, programar vuelos y tener la maleta lista, es primordial confirmar con el emplazamiento la disponibilidad de las fechas y horarios que te interesan. Una vez verificado y confirmado este paso, es importante realizar una visita de inspección, ya sea presencial o virtual para identificar las zonas y espacios que se utilizarán en el evento ¡de la vista nace el amor!
Así, con fotos, videos y planos del lugar, se podrán diseñar las áreas y actividades que se desarrollarán en la agenda del evento e ir tomando decisiones sobre los demás elementos como montajes, mobiliarios, catering, etc.
En Barcelona puedes encontrar una variedad inmensa de lugares que te pueden funcionar para llevar a acabo esa reunión de negocios, cenas de gala, team building, etc. desde macias en la montaña (para desconectar y enfocarse), hasta hoteles con grandes salas de reuniones (con vistas al mar), edificios emblemáticos e históricos, terrazas o incluso espacios exclusivos en algún restaurante o museo.
En Evento Empresa te podemos ayudar a encontrar el lugar ideal para cualquier evento de negocios ya que contamos con un catálogo de espacios súper amplio y disruptivo que constantemente estamos valorando y actualizando.
2. Catering
En el instante en el que un grupo de personas se reúne alrededor de una mesa para compartir alguna bebida o platillo, se genera una conexión única. Se abren los sentidos para experimentar sabores nuevos o para disfrutar los ya conocidos. Es el momento ideal para bajar la guardia y tener conversaciones de negocios que facilitan cerrar convenios importante o simplemente para tener una conversación más profunda y personal entre colegas.
En el caso del turismo de negocios, el catering juega un papel crucial ya que simboliza bienvenida y hospitalidad; nos ayuda a crear ese networking que todas las organizaciones buscan. Se genera cohesión, sentido de pertenencia y, sobre todo, productividad dentro de los equipos de trabajo. El ofrecer una comida deliciosa y una buena bebida, da una gran primera impresión en cualquier circunstancia.
Algunos aspectos operativos que debes de tomar en cuenta al momento de contar con un servicio de catering en cualquier evento son:
- Confirmar que el menú acordado en contrato sea el que se esté sirviendo a los comensales, así como revisar la calidad y temperatura de los alimentos
- La oferta de menús (alergias, veganos, vegetarianos, gluten free, etc.)
- En caso de buffet, revisión de las líneas montadas y su distribución para asegurar que el servicio sea ágil y fluido
- Verificar que se coloquen menús impresos en cada mesa para que los comensales puedan identificar los platillos a consumir
Aquí te compartimos otras ideas de caterings y actividades gastronómicas que seguro disfrutaras igual o más que tus colegas de la oficina.
3. Incentivo / Team building
No todo es responsabilidad, citas y reuniones de trabajo cuando realizas un viaje de negocios. También es el momento ideal para desconectar, aunque sea por un momento, de tu entorno habitual y estar abierto a conocer lugares distintos, culturas, gastronomía, etc.
Si viajas con tu equipo de trabajo y lo que buscas es realizar una actividad de integración en un ambiente neutral, donde todos los participantes se sientan cómodos y abiertos a experimentar, sentir, comunicar y jugar, el team building es una de las herramientas más eficaces para conseguir este objetivo.
Desde realizar un concurso de máster chef, hasta realizar una actividad benéfica para una Fundación u organizar una competición de karting, será el momento ideal para afianzar el sentido de pertenencia y cohesión entre todos los participantes.
4. Shows y espectáculos adicionales
Para amenizar y cerrar con broche de oro esa comida o cena de negocios, ¿qué te parece un show de magia, acróbatas, table mapping o incluso un vuelo de drones con el logo de tu marca? Hoy en día tenemos la fortuna de poder contar con la tecnología de nuestro lado o recurrir a elementos más tradicionales y de identidad para crear propuestas increíbles que generen ese efecto “wow” en los asistentes de tu evento.
Recuerda que el fin de cualquier evento es comunicar, transmitir, generar conocimiento y experiencias únicas entre los invitados y en Evento Empresa te podemos ayudar a encontrar ese toque diferencial, para que el día de mañana estas mismas personas sean promotoras de lo vivido y digan… ¡qué bien la pasé en Barcelona… volvamos!
