Planificando el evento

 

Las fiestas de empresa para celebrar la Navidad están ya a la vuelta de la esquina, y muchos departamentos de marketing, comunicación y recursos humanos están ya pensando cómo sorprender a los trabajadores y ejecutivos de sus empresas con un evento único e irrepetible.

¿Cómo convertir un compromiso social poco apetecible en una fiesta que ningún miembro de la compañía querría perderse? La Navidad tiene fans irreductibles y detractores, pero el secreto está en convertir la fiesta de empresa en una excusa para celebrar el espíritu corporativo de una forma original, desenfadada y alegre, dejando espacio a la originalidad y a la sorpresa.

Repasaremos, en dos entregas, diez pasos imprescindibles para preparar y celebrar una fiesta de Navidad de empresa inolvidable. Hoy nos centraremos en la planificación:

 

1. Planes, presupuesto y espacio:

El primer paso es elegir la fecha y el tipo de celebración con antelación suficiente (al menos un mes) para disponer del espacio perfecto para la fecha deseada. En esta fase es fundamental diseñar un concepto para el evento, que va a determinar su planificación, presupuesto, recursos y espacios necesarios. Una vez fijado el concepto general hay que programar los hitos del evento (hora de comienzo y fin, desarrollo de cada una de sus partes, clímax y cierre de la fiesta, recursos y equipo necesario para completar cada fase). Ninguno de estos elementos de la fiesta debe dejarse a la improvisación, más aun en unas fechas como la Navidad, en las que hay grandes dificultades para disponer de espacios y reservar animación para los eventos. Por eso es muy recomendable contar con profesionales en organización de eventos, que deben conocer el entorno y la ciudad en la que trabajan, por lo que son capaces de disponer de muchas opciones para hacer de cada evento una experiencia inolvidable.

 

2. Haz que tus empleados hagan suya la fiesta de empresa:

La fiesta de Navidad de empresa es un compromiso ineludible en muchos casos, por eso es importante que los empleados se sientan parte de su planificación, para que se conviertan, de verdad, en el centro de la empresa. Si la fiesta es para ellos, es lógico preguntarles cómo les gustaría celebrar la Navidad con sus compañeros. Ofrecer opciones que se puedan votar, formatos, horarios, temáticas, alternativas gastronómicas (especialmente si son plantillas multiculturales o en las que hay personas preocupadas por la alimentación sana, por ejemplo), acercan esta celebración corporativa a todo el equipo, y aumenta sus expectativas por asistir. Hay muchas herramientas online que permiten crear encuestas sencillas, como SurveyMonkey o Doodle(si se trata de una empresa grande); si se trata de una pyme, los empleados pueden enviar un mail a los organizadores de la fiesta con su elección. En este sentido, es importante alinear la fiesta con la cultura corporativa de la empresa, y pensar si la fiesta será más abierta y familiar, o más formal: saber si los empleados les gustaría ir acompañados o no de su pareja, o si ésta tiene cabida en una celebración más corporativa.

 

3. Elige un tema y deja volar la imaginación:

Elegir el tema es una decisión clave. Para ahorrar costes lo mejor es elegir un tema clásico y discreto, con colores claros que recuerden el invierno y la nieve (la decoración será sencilla y poco costosa). Si se pretende dar una fiesta más exclusiva o si se quiere hacer coincidir con algún otro evento corporativo, la fiesta de empresa de navidad puede adoptar formatos muy diversos: fiestas de disfraces, temas clásicos de alguna serie o película con estéticas muy marcadas (como Mad Men, bailes años 50 estilo Swing, Rebelde sin Causa, El Padrino, o incluso una entrega de premios hollywoodense, como hizo Volvo), o se puede pedir a los invitados que se ciñan a un color o a un atuendo determinado (por ejemplo, una fiesta azul, o pedir a los invitados que lleven sombrero). La elección del tema determinará no sólo la decoración y el catering, sino también la animación y las actividades paralelas de la fiesta, y puede generar muchos ratos de diversión y temas de conversación, claves para el éxito de una fiesta de Navidad de empresa.

Un propuesta espectacular de decoración, más en http://www.inout-home.hu/blog/inspiracio/karacsonyi-dekoracio-feherben/

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4. Crea expectación con las invitaciones:

Elegido el tema, es fundamental crear expectación en torno a la fiesta, usando invitaciones originales (las redes sociales y las herramientas multimedia ofrecen muchísimas posibilidades para ahorrar costes y sorprender) y teasers, que den pistas sucesivas de cómo y dónde será la fiesta, cuál será el dress code, y qué sorpresas se podrán encontrar en durante la fiesta. Un teaser tradicional es celebrar un intercambio de regalo entre los compañeros, una actividad que funciona bien en equipos no muy grandes, siempre y cuando se fije un precio mínimo y máximo para el regalo final, y se intercambien pequeños presentes (golosinas o detalles menores y divertidos) durante los días previos a la fiesta corporativa de Navidad. Recuerda ser consistente con el tema elegido, para que la atención sobre la celebración no pare de crecer.

 

5. Celebra la identidad de la empresa:

Es importante que la imagen corporativa de la empresa esté presente en la celebración navideña, por lo que es necesario combinar con habilidad y elegancia la temática de la fiesta con los colores y los logos corporativos. Por ejemplo, si la empresa tiene como color corporativo el amarillo, se puede elegir una temática relacionada con astros (por ejemplo, Bajo las Estrellas), en la que el amarillo corporativo esté presente en la decoración (con estrellas y constelaciones), en el catering y en los souvenires. La clave está en mantener una presencia equilibrada y sutil de la imagen corporativa, y combinarla con la Navidad y el tema elegido.

Esta fiesta de navidad de Google es un ejemplo de cómo usar los colores corporativos de forma discreta, elegante y con un resultado magnífico. Más fotos en http://www.donohuemarquees.com/corporate_events/event/google_christmas_party/

Esta fiesta de navidad de Google es un ejemplo de cómo usar los colores corporativos de forma discreta, elegante y con un resultado magnífico. Más fotos en http://www.donohuemarquees.com/corporate_events/event/google_christmas_party/

 

Ya has trazado un plan para tu fiesta de Navidad de empresa: ahora sólo hay que poner todo en práctica y celebrar el evento. En la próxima entrega repasaremos la fase de ejecución del la fiesta, y te daremos algunos consejos para que la celebración sea original.

 

 

 

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