Como hemos visto en entradas anteriores, la organización de un evento requiere una planificación exhaustiva,  conocimiento de las necesidades de nuestro cliente y una coordinación del equipo humano que trabaja en el acto. Únicamente si conocemos con exactitud los detalles de la eventualidad, seremos capaces de planificar y ejecutar con éxito nuestro evento.

 

Cuando hablamos de éxito nos referimos a exprimir al máximo el evento y  hacer que el asistente viva una experiencia única. Por ello, es importante que el organizador tenga una mente abierta y esté a la vanguardia de las novedades del sector. Así pues, éxito y beneficio son conceptos que, en la mayoría de los casos, tienen su origen en los servicios complementarios que ofrece un evento. Es aquí donde volvemos  a la puntuación que hacíamos sobre el éxito; solo si tenemos perfectamente desglosado nuestro proyecto, y ahora añadimos, si sabemos qué servicios complementan nuestro evento, superaremos las expectativas de nuestro cliente. El éxito reside en “la diferencia entre el servicio esperado (expectativas) y el servicio recibido (percepciones)”.

 

Existen tantos servicios complementarios como eventos

Cada evento tiene unas características y también unas necesidades. De esta manera, es imposible en una única entrada hablar de todos los servicios complementarios que existen; por ello, nos centraremos en aquellos más habituales.

 

Azafatas y seguridad. ¿Qué sería un evento sin una azafata? La selección de las azafatas es uno de los servicios complementarios más habituales pues estas personas, en cierto modo, son la imagen del evento.  Desde el primer momento que entramos en el espacio y pasamos el control de seguridad, creamos una impresión del evento. Además, durante el evento, cualquier duda que le pueda surgir a un asistente, o cualquier incidencia, en una primera instancia, debe ser resuelto tanto por el personal de seguridad como por las azafatas.

 

 

Comoservicios-complementarios-azafatas ya publicamos en una entrada anterior, este año Evento Empresa BCN ha tenido la oportunidad de participar en el Mobile World Congress en la selección  de las  azafatas. En este caso, tuvimos que trabajar en la selección del perfil de azafata que se buscaba para este evento (dominio del inglés, actitud proactiva y resolutiva, presencia, formación, conocimiento de la ciudad de L’Hospitalet y de Barcelona, y habilidades comerciales).

 

Música. Como dijo Nietzsche, “sin música la vida sería un error”. Cabe aclarar que no en todos los eventos la música tiene lugar, pero sí que es un servicio complementario muy demandado dado su gran variedad de estilos. Cuando hablamos de música, hacemos referencia desde a un Disc Jockey hasta a un grupo de jazz o flamenco, pasando por un artista de guitarra española.  Pensemos en un cóctel o en una cena de empresa, en una exposición de arte o en una inauguración, ¿la música suma o resta?

 

servicios-complementarios-cateringCatering. El catering es uno de los servicios complementarios más habituales en las reuniones de negocio. Por ello, en la actualidad existen muchas empresas especializadas en caterings originales como éstos que observamos con frutas y verduras. En un evento de empresa se busca trasladar un mensaje corporativista pero también, cohesionar a los socios o a los empleados. Y, para ello, ¿por qué no sorprenderles con un postre curioso? Si hacemos que los asistentes vivan una experiencia única, el mensaje será antes recibido y el éxito del evento estará garantizado.

 

Fotógrafo. Uno de los servicios más solicitados en todo tipo de eventos es el del fotógrafo. Un evento es un acontecimiento único y en vivo en que tanto el asistente como el propio organizador, necesitan que sea capturado. Los asistentes desean poder tener a su acceso un álbum donde se recojan los mejores momentos del evento. Por ejemplo, imaginémonos un evento deportivo sin la imagen de la llegada del ganador a la meta o de la entrega de premios,  ¿qué pensaríais?

 

De esta manera, queremos concluir diciendo que los eventos son herramientas de comunicación en directo y consecuentemente, irrepetibles. Por ello, los profesionales del sector están en constante formación para hacer de cada evento una experiencia única para el asistente.

 

En Evento Empresa BCN consideramos el evento como un escenario donde la creatividad suma a favor del resultado.