Como bien hemos ido diciendo a lo largo de alguno de nuestros artículos, la organización y la planificación de un evento es esencial para que el proyecto sea un éxito.   Para ello, desde Evento Empresa BCN seguimos una metodología y unos procesos que nos obligan a tener en cuenta cualquier detalle.

 

NUESTRA METODOLOGÍA

  1. DEFINICIÓN DEL EVENTO Antes de empezar a organizar cualquier evento, debemos tener en cuenta algunas cosas: en primer lugar qué necesidades tiene el cliente, qué tipo de evento quiere hacer y qué resultados quiere conseguir realizándolo. A continuación, le preguntaremos, qué requisitos tiene, es decir, que es aquello que tiene que haber en el evento, aquello que no puede fallar, aquello que marca el hilo conductor del evento (un conferenciante, un clima, unas ponencias, etc.).Para finalizar el punto de la definición, será necesario que conozcamos cuántas personas van a asistir (capacidad), si hay alguna preferencia por la ubicación geográfica o si hay que buscar ubicación y espacio, qué duración va a tener el evento (un día, dos días, una semana, etc.) y que expectativas, es decir, que pretende conseguir  o qué busca realizando este evento (conocimiento de marca, un evento corporativo para los trabajadores, presentación de un nuevo producto, responsabilidad social, etc.).
  2. DISEÑO DEL EVENTO Una vez tengamos un pequeño briefing del evento, es momento de conceptualizarlo, es decir, empezar a darle forma al conjunto de ideas. Para ello, será necesario reunir todos los inputs recibidos por el cliente y hacer un esquema real de lo que necesita. Con esta información podremos buscar espacios, diseñar el evento y definir estrategias. A continuación, es momento de presentar el proyecto al cliente. Si toda la propuesta encaja con su presupuesto procedemos a reservar espacios, negociar con patrocinadores…
  3. PLANIFICACIÓN DEL EVENTO Una vez tengamos el espacio reservado, acabaremos de revisar la propuesta, la agenda y el timeline del evento y se realizan los ajustes necesarios para adaptar dicha propuesta a esta ubicación geográfica y espacio. Es aquí cuando pensaremos en diferentes planes B por si lo planeado pudiera requerir alternativas.
  4. EJECUCIÓN DEL EVENTO Ha llegado el momento de la verdad. Es aquí cuando no puede fallar nada de lo planificado. Es el momento de demostrar todo el trabajo que se ha realizado. Para ello, asistiremos allí y gestionaremos in-situ el evento, su logística, el control de accesos, el control de calidad y la finalización y el cierre.
  5. EVALUACIÓN DEL EVENTO En Evento Empresa Bcn siempre evaluamos el trabajo hecho y los resultados obtenidos con nuestro trabajo. Para ello, necesitamos hacer análisis de satisfacción y balance financiero mediante encuestas, cuestionarios y una reunión con el cliente para ver el grado de satisfacción suya, de los integrantes del equipo.

 

 

En definitiva, como podéis ver, el éxito de un evento va desde la organización inicial hasta el cierre del final.

 

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