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A la hora de investigar qué tipo de lugar es el más adecuado para nuestro evento, debemos tomar en cuenta ciertos parámetros que nos ayudarán a escoger o a descartar las diferentes opciones que tengamos.

Para facilitar la toma de decisión y como buen event planner hay ciertas preguntas que siempre hay que hacer antes de alquilar un sitio para un evento.

1.- Limite de hora:

Siempre hay que saber hasta que hora se puede extender el evento, hay sitios que prestan sus servicios hasta cierta hora dependiendo sus reglamentos internos o de acuerdo a las leyes de su cuidad.

2.- Capacidad

Este es uno de los aspectos más importantes ya que el número de asistentes no sólo determina el presupuesto, sino también la capacidad que debe tener el lugar. Por otro lado, hay que considerar que sin pocos los asistentes el sitio puede lucir vació o por el contrario sin son bastantes que no se sientan incómodos

 

3.- Ubicación

Es ideal que la localización esté ubicada en un sector seguro y que cuente con varias rutas de acceso para que les sea fácil llegar a los asistentes bien sea por transporte público o privado. Aprovecha el servicios de Google maps para realizar un mapa de la ubicación del lugar.

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4.- Seguridad y confort

Es importante cuidar de la imagen del evento y de la integridad física de los asistentes. Debemos prestar especial atención y verificar que sus instalaciones se encuentren en óptimas condiciones. Hay que preguntar si el lugar dispone de personal de seguridad o si puedes contratar tu empresa de seguridad de confianza (que es lo más recomendable).

Un baño para los caballeros y otro para las damas en los cuales fusionen los lavamanos y sanitarios. Además una cocina cómoda y limpia, espacio para ubicar el catering y las bebidas.

5.- Mobiliario y conexión de equipos

Si el salón no cuenta con: tarimas, sillas y mesas propias esto representa un gasto extra, pero también permite adaptar la decoración a las necesidades del evento. También hay que verificar que el lugar ofrezca un buen servicio eléctrico y de Internet para el montaje de luces, sonido y equipos audiovisuales.

6.- Costo

Para hacer una buena evaluación de costo de alquiler del sitio hay que tomar en cuenta todos los puntos anteriores, además de comparar con otras localizaciones similares. Hay que saber negociar cuando sea posible hacerlo.

No sólo hay que tomar en cuenta la belleza del lugar o lo famoso que pueda ser, lo más importante es verificar si se adapta a las necesidades del evento y la seguridad. Hay que tomarse el tiempo para analizar y compara entre las opciones disponibles y elegir el se ajuste a nuestro presupuesto y requerimientos.

 

Fotos cedidas por: escapadarural, huffingtonpost