Uno de los aspectos que no podemos pasar por alto a la hora de organizar un evento es la seguridad.

Es muy importante controlar todos los aspectos relacionados para poder actuar de forma rápida y efectiva si fuera necesario.

En la etapa del Pre-evento, hay que prestarle atención a este aspecto y asignar una parte del presupuesto a prevenir posibles riesgos a los que se exponen los proveedores, expositores, ponentes y público en general.

En una primera fase hay que identificar e analizar los posibles peligros para poder tomar precauciones necesarias para disminuir al máximo nivel el riesgo de que puedan llegar a ocurrir, o en caso de que pasen, poder manejarlo de la forma más correcta posible.

Si hubiera la posibilidad de que se pudiera causar grandes daños, es conveniente contar con un seguro, ya que los organizadores de un evento son los responsables de mantener y proporcionar la seguridad y bienestar de los participantes.

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Las siguientes aspectos los tendremos en cuenta a la hora de organizar un evento;

  • El clima o algún factor natural que pueda llegar a influir en la realización del evento, o que afecte a la integridad de las personas que asisten. Esto se tendrá en cuenta, por ejemplo, si un evento se realiza al aire libre ya que es mejor tener un plan b por si el calor fuera excesivo o hubiera posibilidad de lluvia.
  • Que exista algún acto con ideología contrario al evento que vamos a realizar. Como una protesta, manifestación, etc.
  • Intoxicación debido a la comida del evento. La comida es un aspecto fundamental, y hay que tener muy en cuenta todas las estipulaciones generadas respecto a este tema. Es muy importante también de cara a que los asistentes evalúen de forma positiva el evento o no, y se debe considerar de suma importancia para no causar daños a los asistentes.
  • Riesgos en las instalaciones eléctricas y equipamientos. Hay que cuidar y proteger los cables y enchufes de los equipos eléctricos, evitaremos tropezones y posibles problemas con conexiones eléctricas o males mayores.
  • Robos y hurtos. Hay que concienciar a la gente de que proteja sus pertenencias en cualquier evento.
  • Si en el evento se realizan desplazamientos de los asistentes hay que considerar la posibilidad de posibles accidentes o del tránsito que haya.
  • Incendios de alguna zona dentro del recinto del evento.

Como se puede observar existen algunos peligros que hay que considerar a la hora de diseñar un evento y que tener en cuenta para desarrollar y empezar a realizar el montaje del espacio.

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Se debe de analizar qué haríamos si una de estas situaciones llegara a suceder. En lo que implica a la seguridad de objetos y personas en el evento, es necesario contratar personal de seguridad para que controle pasillos, stands, evitar robos y controlar algunas situaciones imprevisibles que pueden ocasionar algún problema o afectar a la seguridad de los asistentes.

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Para prevenir y evitar muchos de estos problemas se utilizan las identificaciones entre los acreditados para asistir al evento.  Así la seguridad del acto puede identificar rápidamente a algún posible intruso entre los asistentes.

También hay que tener en cuenta la posibilidad de contratar un equipo médico, para posibles altercados o situaciones inesperadas.  (tener una ambulancia en la puerta de cualquier evento, nos puede sacar de más de una situación grave).

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También hay que preparar y señalizar una salida y pasillo de emergencia, para que no se produzcan atascos, avalanchas en casos de tensión.

No olvides en destinar una parte del presupuesto a tener bien preparado tu plan de actuación en caso de emergencia.

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