Realizar eventos de grandes magnitudes puede ser todo un desafío, encontrar el personal adecuado para ello requiere tiempo y estrategia sobre todo si necesitarás voluntarios en distintos departamentos. Encontrar a voluntarios de calidad es posible siguiendo estos consejos que te ayudarán en el proceso de reclutamiento.
1.- ¿Dónde reclutar?
Todo el mundo anhela encontrar a los voluntarios que mejor se adapten a su evento. pero ¿dónde exactamente debes buscar ese voluntario «perfecto»?
Comience por mirar dentro de tu organización, muchas veces las personas que están conectadas directamente a una organización o evento son las más dispuestos a ayudar.
Otro método es el reclutamiento online. Hay muchos sitios web diferentes que se dedican a encontrar voluntarios, un ejemplo son los grupos de estudiantes universitarios que buscan oportunidades de aprendizaje en gestión de eventos, logística o gestión al cliente.
Eventos a gran escala, tales como conferencias y conciertos, a menudo reclutan voluntarios dentro de su grupo de asistentes. Esto puede ser una experiencia mutuamente beneficiosa, tanto para ti como planificador y para el asistente/voluntario.
2.- Establece expectativas adecuadas
Asegúrate de proporcionar a los voluntarios una lista detallada de lo que esperas de ellos.¿Existen normas o directrices que cumplir durante el evento? ¿Cuánto tiempo necesitarás de ellos? ¿Qué debe hacer después que el evento termine?. Estas son ejemplos de preguntas que puedes hacer para aclarar las expectativas de los voluntarios.
Otra lista que debe quedar clara son responsabilidades de cada voluntario. Utiliza una plantilla de descripción del trabajo y delinear claramente cada tarea.
De esta forma pueden ser los voluntarios quienes escojan que trabajo desean hacer.
3.- La comunicación es clave
La comunicación con sus voluntarios te ayudará establecer una experiencia más agradable. Hace un entrenamiento pre-evento a los voluntarios es una gran manera de comunicar todas sus expectativas y construir una relación con sus voluntarios. Esto también es una oportunidad para que los voluntarios se conozcan entre si.
La comunicación y la claridad también es muy importante en los correos electrónico pre-evento y mensajes de reclutamiento. Tener a todos organizados bajo una misma línea es vital para el éxito de un evento y esto sólo se logra a través de una comunicación adecuada.
4.- Seguimiento y evaluación
Enviar un email diciendo “gracias por tu tiempo” no es suficiente. Si haces esto estarás perdiendo una gran oportunidad. Valora la opinión de los voluntarios, esto no sólo te proporcionará información clave, sino también ayudará a retenerlos para que vuelvan a trabajar contigo.
