Un evento solidario sirve para ayudarnos a conseguir múltiples objetivos. Puede convertirse en la herramienta perfecta para que algunas organizaciones recauden fondos, tengan mayor notoriedad o alcancen determinados objetivos.

Pasos esenciales para organizar un evento solidario

Lo mejor a la hora de organizar un evento es empezar a organizarlo con al menos 3 meses de antelación. Con ese margen, le damos relevancia a la difusión y la búsqueda de patrocinadores. De hecho son estos aspectos los que nos ayudarán a conseguir la meta propuesta.

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Tipo de público y objetivo de la causa social

Primero, hay que segmentar el tipo de público al que se va a dirigir el evento (niños, jóvenes, familias, parejas… Luego, según el público que sea, se pueda elegir el lugar, la fecha y la hora en la que se llevará a cabo.

El evento puede ser realizado por la iniciativa de alguna ONG o de algún grupo de personas con unos intereses concretos. Lo que realmente nos llevará tiempo y detenimiento es elegir a quién vamos a donar lo que recaudemos.  Preguntar las necesidades de cada asociación y a partir de ahí establecer cómo vamos a llevar a cabo el evento. Si con el dinero de la entrada se comprará algún producto necesario para la asociación o se donará directamente a la asociación elegida. Esto tiene que estar claro antes del desarrollo del evento.

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Es esencial reunir, de forma clara y precisa, toda la información sobre el desarrollo del proyecto. Se deberá presentar el proyecto a las distintas empresas que puedan llegar a ser patrocinadores de este acontecimiento. Muchas de ellas tienen una parte de su presupuesto reservada para colaborar con causas sociales. Si se les presenta el proyecto con el tiempo suficiente podemos llegar a alcanzar nuestro objetivo.

Crear, planificar y promocionar un evento solidario.

Para la organización de un evento solidario es muy importante preparar todo el proceso de creación, planificación y promoción para que de esta forma se pueda llegar al máximo público posible.

Para obtener una mayor repercusión siempre es mejor contar con un personaje conocido como parte principal del evento. Una charla, una actuación o que haga la presentación del acto. Aportará valor y credibilidad al evento. Si fomentamos la participación del público nos otorgará una mayor interacción. Realizar alguna actividad, concurso, juego en grupo, etc. Puede ayudar a conseguirlo.

También se puede pensar alguna alternativa a la venta de las entradas para la recolección de aportaciones económicas extra. Podemos organizar, por ejemplo alguna subasta, un mercadillo o incluso un concurso. Otra acción interesante es crear una ”fila 0” para que las personas que no puedan acudir puedan contribuir. En la actualidad tienen mucha cabida los eventos en los que el precio de la entrada es comida o juguetes. Siempre irán destinados a colectivos de personas necesitadas o a un banco de alimentos. Es otra opción a valorar.

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Usar las redes sociales como medio de difusión.

La mejor difusión para este tipo de eventos son las redes sociales. Es un medio gratuito con el que se puede obtener mucha repercusión y gran alcance en las publicaciones que llevemos a cabo. Elegir un hashtag para este evento nos proporcionará tener un mayor altavoz. También no proporcionará conocer la opinión de todos los asistentes que escriban acerca del evento en las redes sociales. Cuando los usuarios compartan las publicaciones, conseguiremos una amplificación aún mayor.

No hay que olvidar explicar de manera clara la causa por la que se realiza el evento. Esto justificará, de forma detallada, el precio de las entradas.

Una vez finalizado el evento no hay que olvidar agradecer la participación de todos los asistentes, así como de los patrocinadores y demás colaboradores. En este caso, es conveniente hacer un agradecimiento público. También es importante comunicar a los colaboradores los logros cuantificados que ha aportado dicho acontecimiento. Los participantes deben saber con certeza a que se ha destinado el dinero o los productos recaudados. Este paso es fundamental.

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En nuestra agencia, somo expertos en la organización de este tipo de eventos y otros proyectos más. Si quieres más información, no dude en ponerte en contacto con nosotros. Te atenderemos encantados y sin ningún tipo de compromiso.

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