Escoger un buen sitio para tu evento puede ser clave para su éxito. En Evento Empresa BCN, lo tenemos en cuenta y te ayudamos a escoger la mejor opción. Es de vital importancia que el sitio se visite en persona antes de firmar cualquier acuerdo. En el momento de la visita, debemos tener una lista preparada para asegurarnos que no olvidamos ningún detalle importante. Para mejor organización, es importante tener toda la información de contacto en ese mismo documento para poder realizar consultas posteriormente.
La lista debe incluir aspectos sobre las instalaciones del sitio, sus servicios, equipo de audiovisuales, catering y presupuesto.
- Preguntar por las instalaciones. Cuando nos reunamos con los responsables de nuestra localización, es importante asegurarnos de qué manera podremos representar nuestra imagen corporativa durante el evento. El responsable deberá dejar claro la política de:
- Colocación de pancartas, señales, pósters.
- Restricciones a la hora de compartir información sobre el evento
- Posibilidad de tener un mostrador de información o conserje
- Montaje y desmontaje
- Ver el lugar. El sitio tiene que estar al día con todas las normas de seguridad. Se debe considerar:
- Espacio para aparcar y acceso en transporte público
- Condiciones de la pintura y la decoración
- Tamaño del lugar y aforo
- Flexibilidad de reposicionar mobiliario
- Obstrucciones visuales dentro del local
- Iluminación (posibilidad de ajustar la luz)
- Posibilidad de controlar la luz natural
- Ruidos
- Cocina o sala de catering
- Servicios
- Servicios médicos cercanos
- Preguntar sobre el equipo audiovisual. Prácticamente todos los eventos incorporan algún tipo de soporte audiovisual. Confirma que estos están disponibles:
- Acceso a Internet de alta velocidad
- Proyectores y mandos a distancia
- Pantallas del tamaño adecuado
- Monitores de pantalla plana para videos
- Cabelletes, tablas, pizarras
- Enchufes y su localización en el espacio
- Estudiar las opciones de catering. Es de máxima importancia elegir la comida y bebidas adecuadas para un evento. El responsable de la localización puede tener contactos de confianza pero es importante explorar todas las opciones. Se debe confirmar:
- Servicio completo in situ.
- Menú detallado y opciones
- Reunión con el chef
- Prueba del menú que se va a servir
- Preparar un presupuesto orientativo. Deben considerarse todos los gastos. Un presupuesto debe incluir:
- Alquiler del local
- Costes de catering
- Alquiler de equipo audiovisual
- Seguro de responsabilidad civil / accidents
- Servicios complementarios (seguridad, limpieza., montaje, desmontaje…)
- Opciones de pago
En Evento Empresa BCN, no dejamos nada a la suerte y te ayudamos a que tu evento sea un éxito.
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