La gestión de proyectos es una de las herramientas más complicadas a la vez que poderosas dentro de cualquier empresa. Por ello, cada vez hay más estudios sobre la importancia del liderazgo, la optimización del tiempo, la coordinación del equipo y de la asignación de las tareas según el capital humano. La empresa que conoce cuál es la mejor metodología de trabajo para su equipo y para su proyecto trabaja estratégicamente por conseguir los objetivos planteados a la vez que consigue un personal motivado.
Las metodologías ágiles nacen como herramienta para solventar los posibles problemas que pueden aparecer durante la gestión de un proyecto. Problemas que afectan a la planificación del trabajo: retrasos, sobrecostes, conflictos entre personal o incluso entre el cliente.
Actualmente existen diversas metodologías de trabajo ágiles (Extreme Programming (XP), Kanban, Scrum, Clear Crystal, Método de desarrollo de sistemas dinámicos (DSDM), entre otros. En esta entrada vamos a centrarnos en la metodología Scrum com
o sistemática de trabajo de equipos productivos.
La metodología Scrum surge a mediados de los 80 y su origen proviene de la formación estática del rugby donde los delanteros de cada equipo se unen en una sola unidad para luchar conjuntamente por conseguir que el balón quede detrás de sus pies y así, su medio melé pueda sacar la pelota y atacar con la línea (resto de jugadores del equipo) mientras que se incorporan los delanteros a la jugada.
En el mundo de la empresa, el Scrum es una metodología que permite planificar las tareas según su importancia y trabajar colaborativamente por conseguir el resultado
deseado. Para ello, se realizan entregas parciales del producto final según las necesidades del cliente. Por ello, se trata de una herramienta adecuada para proyectos con entornos complejos donde se necesita obtener resultados pronto y donde los requisitos pueden variar o estar poco definidos. Es decir, proyectos donde la flexibilidad, la productividad, la competitividad y la innovación toman realmente importancia. Cabe decir que posiblemente la totalidad de esta herramienta no sea totalmente eficaz en el sector de los eventos pero sí que es posible adaptarla.
Los roles dentro del Scrum en el sector de los eventos
Para desarrollar la metodología Scrum es necesario que el equipo conozca perfectamente sus roles, que son los siguientes:
Product Owner: la persona encargada de definir los objetivos y las tareas del proyecto además de garantizar que el equipo trabaje coordinado según los objetivos establecidos.
Scrum Master: el encargado de que todos los miembros del equipo cuenten con las herramientas para necesarias para desempeñar sus tareas. Es el responsable de organizar las reuniones de equipo y de ayudar al equipo a seguir la planificación.
Scrum Team: el capital humano encargado de desarrollar cada tarea de la planificación.
¿En qué consiste?
El proceso comienza con el Backlog: documento que recoge las características cliente: qué tipo de evento estamos organizando, con qué objetivos, a quién va dirigido… También, recoge las tareas que debemos desarrollar para la planificación del evento así como las necesidades de los miembros del equipo para desarrollar efectivamente cada tarea. El Backlog o lista de deseos son todas las características que lograrán el éxito de nuestro evento.
A continuación, se debe indicar las tareas a realizar y la persona encargada en el Sprint Backlog. Es un documento en el que se planifica la elaboración del evento según las etapas, el tiempo por cada tarea y el coste. Se trata de realizar un calendario para la planificación del evento donde debe quedar constatada cada etapa (sprint en la metodología Scrum) y las tareas que la componen así como la persona encargada. Es la forma de conocer el tiempo estimado para la organización del evento y además, de conocer las etapas donde se puede recortar tiempo y las tareas críticas (las que no podemos recortar en tiempo). Para ello, existen muchas herramientas que ayudan al equipo a gestionar, planificar y administrar el proyecto. Por ejemplo Microsoft Project o la plataforma gratuita y online Trello.
El Burndown Chartes la herramienta que permite comprobar si el proyecto se está desarrollando de forma ágil. Mediante el Burndown Chart, podemos saber y medir la cantidad de trabajo de cada etapa (sprint) día a día. Es decir, es la herramienta que mide la tasa de productividad promedio de cada día y que comprara la velocidad del trabajo con la duración estimada del proyecto para así saber qué necesita
el equipo para finalizar cada etapa con éxito.
Dentro de la metodología Scrum es necesaria la reunión diaria organizada por el Scrum Master y en la que cada miembro del equipo comparte con sus compañeros la tarea anterior desempeñada y los obstáculos encontrados. En esta misma reunión todo el equipo busca conjuntamente la forma de solucionar los problemas además de compartir su opinión respecto a qué estuvo bien y qué estuvo mal en la planificación.
El Scrum es la metodología que permite que tu equipo de trabajo esté motivado, sepa en todo momento qué debe realizar y comparta con el resto de compañeros las dificultades que se encuentra a la hora de realizar con éxito cada objetivo. Se trata de segmentar, priorizar y planificar el proyecto con el fin de conseguirlo en la duración estimada y además, adelantarse a los posibles problemas que nos encontremos en el camino. En conclusión, si esta metodología es tan efectiva en la gestión de proyectos como lo es en el rugby deberíamos tenerla muy en cuenta a la hora de planificar nuestros eventos.