Desde Evento Empresa BCN sabemos lo importante que es organizar bien un evento pero también, hacerlo saber. Por eso, te ayudamos a realizar un plan de comunicación específico para tu evento teniendo en cuenta cada parte del proceso. Es importante considerar como vas a comunicar con tu público antes del evento. Deberemos tener en cuenta:
– con quién te quieres comunicar
– qué les quieres comunicar
– cuando deberías comunicárselo
– cómo se los comunicarás
Con quién quieres comunicarte dependerá de la naturaleza de tu evento pero debería inlcuir:
– la gente implicada en tu evento. Esto incluirá también a personas que no asistirán al evento como residentes de la zona, negocios próximos, hoteles y restaurantes…
– órganos de gobierno
– la gente que quieres que asista a tu evento, es decir, tu target para el evento
– proveedores
– patrocinadores en potencia
– los medios de comunicación
Plan de Comunicación
Desarrollar un plan de comunicación y un timeline de promoción puede ayudar a asegurar que tu audiencia está al corriente e interesada en tu evento. Un plan de comunicación bien desarrollado que utiliza la investigación de mercado es de lo más efectivo. Un plan de comunicación debería tener en cuenta:
– los resultados de una investigación de mercado
– quién es nuestro público objetivo y por qué
– el impacto de nuestro público objetivo en los precios, la programación y la localización del evento
– un briefing de la campaña de comunicación incluyendo un timeline de promociones
– las mejores herramientas de comunicación para tu evento (radio, revistas impresas, carteles, flyers, televisión, emails, tableros de notas, correo tradicional, medios online)
– los mensajes clave a comunicar sobre tu evento
– un presupuesto desglosado
– si es necesario un media partner o una agencia de relaciones públicas
– como se les dará visibilidad a los patrocinadores e inversores en el material de comunicación
– cómo se distribuirán las invitaciones
Pre-Evento
Desarrollar un plan de comuicación pre-evento para todos los inversores creará consistencia en los mensajes clave del evento. Deberás construir los mensajes que enviarás de tal manera que el grupo al que te estás dirigiendo reciba la información que es importante para ellos. Este debería inlcuir información sobre:
– transporte disponible (cambios en los servicios regulares, servicios adicionales, precios especiales…)
– tráfico (accesos especiales para el evento, corte de calles…)
– aparcamiento
– necesidades especiales, por ejemplo, para personas con discapacidades
– qué llevar, y que no llevar al evento, por ejemplo, alcohol o envases de vidrio
– mensajes específicos sobre salud como la prohibición de fumar
– servicios y espacios disponibles al evento
– prácticas sostenibles durante el evento y como los organizadores apoyan estas prácticas
– condiciones específicas de asistencia al evento
– condiciones de admisión al evento
– horarios y programa del evento
Todos tus materiales de comunicación deben incluir las websites y teléfonos donde la gente puede acceder a información adicional.
Establece prioridades sobre cuando debes hablar con la gente – chequea las fechas límites para entregar documentos, con cuanto tiempo de antelación necesitan los residentes ser avisados del evento, etc. También debes considerar meticulosamente como llegar a la gente con la que quieres comunicarte. Algunas maneras de comunicar incluyen:
– un sitio web o una línea de información por teléfono
– una base de datos
– publicidad o anuncios en medios locales relevantes, incluyendo las agendas de eventos de periódicos o páginas web locales
– información en buzones para informar a la gente del evento pero también de si les afecta de alguna manera
– carteles, flyers, trípticos, catálogos
– cartas y reuniones con asociaciones locales clave. Involucrarse con la comunidad es importante para evitar problemas con los negocios locales y los residentes que se puedan sentir afectados negativamente por un evento
– catelería y señalización (chequear con el ayuntamiento las restricciones en cuanto a cartelería exterior en espacios públicos)
– una inauguración o una fiesta pre-evento (que también puede servir para recaudar fondos para apoyar el evento)
Una website es una manera excelente de que la gente conozca toda la información sobre tu evento. Puede resultar como un pequeño mensaje de call tu action en todo el material de comunicación. Además, una página web es una herramienta ideal para crear una base de datos de gente interesada en asistir a tu evento, por ejemplo, a partir de una invitación a registrarse.
Asegúrate de aprovechar efectivamente los medios de comunicación locales ya que esto aumentará tu alcance y, así, la asistencia a tu evento. Descubre quién es el contacto más apropiado en el periódico o radio local y envía notas de prensa. Una nota de prensa debe contener información clave como la fecha del evento, el horario, la localización, dejar claro el objetivo del evento y, si es posible, declaraciones de los organizadores.
También puedes negociar con los medios una colaboración en el evento, ofreciéndoles un co-branding a cambio de espacio de publicidad.
Hacer promociones con los medios de comunicación o centros comerciales aumentará el boca a boca sobre tu evento. Los patrocinadores y proveedores pueden incluso ofrecer un pequeño obsequio a través de registro en tu propia página o organizar un sorteo entre los asistentes a evento.
