Definición de la importancia de contratar una agencia de eventos y 5 claves para saber en qué fijarse de estas

Realmente, un evento en nuestra vida no es algo cotidiano que hagamos a diario. Es decir, podemos disfrutar de un evento siempre que queramos y sin tener que celebrar las bodas de plata de nuestros abuelos, pero, grosso modo, es algo que no tenemos como rutina. Por eso mismo, siendo público y clientes, siempre ponemos las expectativas por las nubes y queremos que todo salga mejor de lo que hemos imaginado. La mayoría de las veces pretendemos abarcar muchos aspectos que se nos van de las manos: encontrar un restaurante asiático con un buen precio, escoger un espectáculo dinámico recomendado para niños…

Siendo realistas, no podemos saber de todo ni gestionar cada momento por más que queramos. Cuando queremos arreglar la cocina de nuestra casa llamamos a un servicio de construcción; si necesitamos arreglar el grifo de la pica de nuestra cocina llamamos a un fontanero, y si se nos estropea el embrague del coche, lo llevamos al mecánico para que se encargue de él.

Pues con un evento, tendría que ocurrir lo mismo, ya que para ello existen las agencias de eventos.

Dentro del gran sector de la comunicación, el marketing digital y las relaciones públicas, la organización de eventos siempre se encuentra presente.

Una agencia de eventos tiene que encargarse de realizar, junto a un equipo de profesionales, un objetivo marcado por su cliente y brindarle las mejores oportunidades. Las agencias de eventos ofrecen crear, diseñar, planificar, y evaluar la experiencia demandada y procurar que esta se desarrolle sin ningún tipo de problema: el objetivo principal será siempre satisfacer al cliente, pero ¿cómo? Una agencia de eventos debe ayudar al cliente siempre resolviendo sus dudas y trabajando con una eficiencia óptima dándole un servicio muy personalizado.

Desde que la agencia descuelga el teléfono o abre un email para recibir un proyecto de un cliente potencial, empieza a ponerse manos a la obra.  Todo este trabajo previo realizado antes de poder enviarle al cliente un solo presupuesto con una respuesta, puede definirse como “invisible”, ya que es muy complejo traducir de manera económica las horas empleadas en presentar toda la información para plantear una sola propuesta; plantear posibles espacios, llamar a empresas de catering para cerrar algún que otro menú, conseguir un espectáculo para el día indicado… y así un sinfín de requerimientos que tienen que estar relacionados con el presupuesto fijado que el cliente deberá valorar a posteriori. Este es otro aspecto que una agencia de eventos también tiene que tratar, y es adecuarse a un presupuesto. Los expertos que trabajen en ella deben indagar y encontrar siempre las mejores opciones para el cliente, y como es obvio, siempre podrán conseguir mejores propuestas con proveedores con una excelente relación de calidad precio que nosotros por nuestra cuenta.

En este presupuesto que una agencia de eventos finaliza y envía al cliente, siempre estará incluido el fee de agencia, ya que esta debe tener una tasa por el coste de sus servicios fijos y horas de gestión trabajadas.

Así por encima, suena todo muy técnico, pero podríamos definir que toda agencia de eventos cuenta con un previo estudio personalizado que no se llega a ver nunca.  Pero claro… si todas las agencias se dedican a eso, a hacer eventos, ¿cómo sé cuál es mejor? ¿Cuál escojo?

Si no somos muy entendidos en el tema, se nos puede complicar la elección de una agencia para llevar a cabo nuestro evento. Es normal que no sepamos que atributos debe tener dicha entidad o en qué debemos basarnos para ello. Por eso, os dejamos cinco aspectos clave que pueden ayudarnos a saber si andamos en la dirección correcta.