Lograr obtener la atención de los medios de comunicación en un evento puede hacer maravillas en la repercusión del mismo. Entrevistas y reportajes pueden ayudar a aumentar no sólo la asistencia al evento, sino también difusión para eventos futuros.
Para atraer a la prensa a un evento debe haber algo interesante, invitados notables y muy importante que genere una noticia relevante. La siguiente lista servirá de guía para sacar el máximo provecho de los puntos fuertes de un evento para ganar la atención de los medios y generar más ruido.
1.- Nota de prensa: el primer paso que se debe realizar para una convocatoria de prensa es saber lo que se quiere comunicar. Se debe explicar por qué el evento es importante , qué va a ocurrir, quiénes irán, horario y lugar. La nota de prensa debe ser capaz de cubrir los principales detalles y no dejar dudas a los periodistas.
2.- Lista de medios: luego de realizar la nota de prensa se debe hacer la lista de medios donde será enviada. Aparte de los periódicos, radios y canales de televisión, la lista de medios también debe incluir blogs y sitios web especializados.
Para que una convocatoria sea exitosa hay que establecer contactos y relaciones con diferentes miembros de la prensa, influencers y bloggers.
3.- Seguimiento: si bien los primeros dos pasos son esenciales, es importante dar un empujón final para aumentar la respuesta de convocatoria. Primero hay que confirmar con los periodistas y bloggers el recibiendo de la nota de prensa, se debe aprovechar la ocasión para resolver cualquier duda y lograr asegurar la asistencia de esa persona.
Si la persona no está disponible en ese momento, se debe dejar un mensaje efectivo.
4.- Equipo de gestión de medios: este equipo se encargarán de atender a los medios y gestionar las entrevistas con los portavoces del evento. La función principal de este equipo es dirigir las estrategias de comunicación adecuadas y que éstas sean entendidas y transmitidas por los miembros de la prensa a favor del evento.
Su equipo debe estar bien informado y formado en todo lo referente a la historia de del evento. Esto incluye el por qué, dónde, quién, qué, cuándo y todos los detalles necesarios para que los periodistas y bloggers construyan una historia.
5.- Storytelling : paralelo a la convocatoria de medios se debe crear una estrategia y desarrollo de mensaje para tener material adicional en las redes sociales. Youtube, Twitter, Facebook, LinkedIn, etc, son plataformas útiles para dar a conocer más sobre el evento y llegar a otros medios o webs que pudieron ser obviados en la lista de convocados.
Fotos: easypress, apostrofecomunicación
