Muchos son los congresos, ferias, salones y celebraciones que se realizan, pero… ¿quién asume el coste económico que cuesta llevar a cabo un evento de estas características?

 

Un evento así lleva un largo proceso de preparación y unos gastos que ascienden a cifras muy elevadas. Estos costes, en muchas ocasiones imposibles de asumir por la empresa organizadora, no se podrían soportar sin el apoyo de patrocinadores o sponsors, que sufragan económicamente dichos eventos a cambio de publicidad de su marca o empresa.

 

Entonces, si en muchas ocasiones dependemos de que “otros” contribuyan a la financiación de  nuestro evento, ¿no deberíamos saber cuándo debemos negociar con un patrocinador y cuándo con una empresa colaboradora? ¿qué les diferencia? ¿a qué se dedica un sponsor y un mecenas? Una vez conozcamos la diferencia entre todos estos conceptos, podremos decidir cuál es el más apropiado para cada situación o  actividad.

 

Perfiles de mecenazgo, sponsor, colaborador y patrocinador

El convenio de mecenazgo es aquel en el que una empresa contribuye a la financiación de acciones relacionadas con las artes, las ciencias o las letras con el objetivo de que se asocie la imagen de marca con dicha acción. Normalmente, se trata de un valor a largo plazo.

 

En el caso del convenio de patrocinio, el patrocinador busca eventos con carácter lucrativo y, a cambio de una aportación económica, la empresa patrocinada debe publicitarle en el evento. Se trata de un beneficio a corto plazo.

 

Cabe señalar que el patrocinio es muy similar al convenio de colaboración y por ello tiende a confundirse. La diferencia que radica entre ambas es que mientras que el patrocinador aporta ayuda económica, el colaborador contribuye en el evento en especies (productos, servicios, materiales…).

 

Finalmente, la esponsorización se asocia al deporte y hace referencia a la aportación económica que hace una empresa a un equipo o profesional a cambio de que éstos lleven la imagen de marca del sponsor en sus apariciones públicas.

 

A continuación, podemos ver, como curiosidad, un ranking de las marcas que más esponsorizaron o patrocinaron en el año 2010 en diferentes sectores.

 

sponsors y patrocinadores predominantes en 2010

Ranking elaborado por IMG Consulting: www.managingsport.com/files/MgSport-IMG_Estudio_Notoriedad_Marcas_Patrocinadoras_2010_Version_reducida.pdf

 

 

Las 4 claves a la hora de negociar la financiación de nuestro evento

Los factores más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de negociar con un patrocinador son los siguientes:

  1. En un primer momento, tendremos que realizar una búsqueda de las empresas que utilizan la herramienta de patrocinio como elemento de comunicación, por lo que tenemos que ver y realizarnos la siguiente pregunta: ¿cuál de las marcas relacionadas con nuestro evento realiza estas acciones en su plan estratégico?
  2. Otro aspecto fundamental será conocer cuánto nos cuesta realizar el evento. A partir de aquí, decidiremos los paquetes que ofreceremos a las empresas para que participen en el patrocinio. ¿Cuánto queremos que participe una empresa en su patrocinio, un 25%, 50%, 75% o 100%?
  3. Otro factor será determinar cuántos y el tipo de patrocinadores que necesitaremos para alcanzar nuestra meta.
  4. Por último, para conseguir atraer la atención de las empresas patrocinadoras, tendremos que elaborar una memoria del evento. Hablaremos de cómo elaborar este documento de propuesta para patrocinadores en las próximas semanas.

 

Beneficios para el patrocinador de un evento

Es importante conocer los beneficios que un patrocinador busca a la hora de financiar un evento para así, saber qué ofrecerles. Aquí exponemos los principales:

  •  Interés de notoriedad. Según el tipo de evento, los patrocinadores pueden sentirse atraídos por la presencia de los medios de comunicación. Cuando un patrocinador financia un evento busca la proyección de su marca. Así pues, si conseguimos que nuestro evento tenga difusión mediática, posiblemente consigamos captar el interés del patrocinador.
  • Interés de investigación. Los patrocinadores buscan fomentar  la investigación y el desarrollo en el ámbito del evento que se celebra, habitualmente de naturaleza científica.
  • Interés económico. Los patrocinadores tienen que percibir unas ventajas y beneficios que se repercutirán en sus ventas a partir de la participación en el evento.
  • Interés comercial. En este caso, los patrocinadores esperan obtener una proyección como líderes ante sus clientes, invitados al evento o asistentes en general.  En estos eventos las empresas ven una oportunidad clara de fomentar relaciones con sus proveedores o tener un punto de encuentro con sus clientes.  Además, también pueden obtener una visión mucho más estratégica y observar directamente a su competencia.

 

sponsors-patrocinadores-en-eventos

 

Como vemos, la elección de patrocinadores y la posterior negociación es muy delicada. Se tiene que realizar teniendo en cuenta los intereses, beneficios y ventajas que van a poder obtener las empresas en nuestro evento.

 

Hay que seguir unos pasos y mantener una programación previa para que nuestro acontecimiento se pueda financiar por empresas externas. Esta planificación siempre le otorgará al evento un valor añadido y un respaldo por parte de las marcas, una imagen de líder en el sector y una importancia que percibirán los asistentes y profesionales que a asistan al evento.

 

Como hemos podido observar, muchos eventos llevan consigo una negociación. Por ello, debemos conocer la existencia de profesionales cualificados, empresas de organización de eventos, que nos pueden ser muy útiles a la hora de negociar la financiación de nuestro evento.

 

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