Saber gestionar presupuestos en cualquier ámbito no es tarea fácil. En el mundo de los eventos la gestión de los fondos no se detiene en el presupuesto inicial, hay que saber en cuáles ítems podemos ahorrar para que el dinero no se nos escape.
A continuación te damos 5 consejos para evitar malgastar nuestro presupuesto:
1) Evitar las compras compulsivas
Cuando estamos haciendo las compras para un evento es fácil ver algo que nos da nuevas ideas y hacer una compra compulsiva. Decoraciones adicionales, papelería e incluso alimentos, etc, son elementos adicionales que se pueden acumular y desviar nuestro presupuesto del camino inicial.
2) 10% menos en catering.
Comúnmente en los eventos siempre sobra comida, y es normal que como organizadores pensemos que es mejor que sobre a que falte. Pero está comprobado que siempre hay alguien que no aparece, por eso pide 10% menos comida al catering , esto ayudará no sólo a disminuir el presupuesto sino también a reducir el desperdicio de comida.
3) Lugares alternativos.
A veces tenemos ante nuestros ojos lugares que nunca hemos considerado para hacer un evento. Sitios públicos, cines, parques, museos o instalaciones deportivas son a menudo lugares que otros organizadores no han tomado en cuenta. Ampliar nuestra visión utilizando estos lugares alternativos puede significar un ahorro valioso del presupuesto.
4) Monitorizar al encargado de gastos.
Esto puede parecer una medida extrema, pero la verdad es que nunca se sabe lo que pueda pasar, así que la mejor práctica es fijar objetivos para cuando se debe hacer cada pago, siempre pedir recibos y facturas y comprobar si tiene la cantidad correcta pagada en la fecha designada. Confiar y designar es una importante virtud de un Event Manager pero el control y la comunicación es vital cuando de presupuesto se trata.
5) Registrar todos los gastos
Mantener una estrecha vigilancia sobre todos los gastos, no importa lo grande o pequeño que sea, es importante para estar consciente si existen gastos anómalos – y cambios drásticos de presupuesto. Al estar en la bola y pellizcando los gastos inesperados en el brote tan pronto como se producen debe ser una de las prioridades de cada planificador de eventos.
Los ahorros que se hacen a lo largo de la planificación nos ayudará a tener disponible dinero para gastos imprevisibles que podrían ocurrir durante el evento.
Fotos: finaamiga, explara, citywire