Actualmente es necesario saber como actuar en cualquier escenario que pueda ocurrir durante un evento. Para ello como parte de la preproducción es necesario planificar los protocolos de comunicación por adelantado, esto puede ser vital para asegurar que la información importante sea comunicada rápida y eficazmente.
Los protocolos deben formar parte del área de control del evento y estar alineados con el plan de comunicación de emergencia. Para planificar adecuadamente los protocolos debemos, primero, establecer quienes serán los coordinadores de cada equipo porque de acuerdo a ello será el tipo de comunicación.
- Entre el equipo organizador ( voluntario, proveedores, etc.) sería ideal que los coordinadores de equipos posean radios (walkie talkies) y pinganillos de modo que la comunicación sea más rápida y fluida. Como plan B, asegúrate que todos tengas los número móviles de los miembros de sus equipos.
- Realiza un simulacro de emergencia con todos los equipos ya que es importante saber como comunicarse rápidamente con servicios de emergencia y policía. Trata de cubrir todos los escenarios posibles dentro del simulacro, no descartes ninguno por muy alocado que parezca.
- Por último, dentro de los protocolos hay que preparar como vas a comunicar a los asistentes. Establece con cada coordinador la información esencial que deben saber los asistentes acorde a cada área. Por ejemplo, no es lo mismo la señalización del área del café o comedor que la instrucciones del área de registro.
Photo by: Bilnea, optima infinito
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