Es muy importante considerar como vas a comunicarte con la gente que asista a tu evento. Aún más si tu evento tiene lugar en una gran ciudad o está en movimiento (una carrera, por ejemplo).
Plan de Comunicación Durante el Evento
El plan de comunicación tiene que incluir maneras de comunicar a la gente que asista a tu evento y debería incluir:
– un sistema de comunicación general
– tableros de notificaciones portables
– tableros electrónicos
– pantallas
– todo tipo de señalización necesaria
– puntos de información
– voluntarios y asistentes
– guías o programas imprimidos
– guías o programas online que se puedan descargar en un smartphone y otros aparatos electrónicos (esto, además reduce el gasto en papel y los costes de impresión)
– usar el mail para mandar actualizaciones sobre el evento y noticias a smatphones, siempre teniendo en cuenta que los asistentes al evento puedan escoger suscribirse a este tipo de información o no
Desarrollar protocolos de comunicación por adelantado puede ser vital para asegurarse que la información importante se comunica rápida y claramente. Los protocolos deben suponer la estructura de control del evento y estar alineados con el plan de comunicación de emergencia. Se tienen que tener en cuenta los siguientes tipos de comunicación:
– entre equipo / voluntarios / proveedores / organizadores, etc. Es ideal que todo el mundo use sus smartphones y los números de los demás.
– el equipo debe saber como comunicarse rápidamente con servicios de emergencia y policía. Hay que asegurarse de que hay una lista de servicios e instituciones a contactar en caso de emergencia y tener claro cómo se contactaran (teléfono móvil, teléfono fijo…)
– entre el equipo organizador y los asistentes al evento. Preparad como vais a comunicar la información esencial como dónde están situados todos los servicios básicos (guardarropa, barra, baños…)
